Panamá sin Papel, la mayor apuesta en Centroamérica

La administración del presidente Ricardo Martinelli tiene como meta alcanzar al 2014 la digitalización del 80% de los trámites que realizan los ciudadanos con las instituciones públicas del país. Esto constituye el proyecto más ambicioso a nivel gubernamental en Centroamérica.

Una de las empresas involucradas en el proyecto de Panamá Sin Papel, es Lexmark, que trabaja desde el año 2010 con la Agencia de Innovación Gubernamental (AIG).

El contrato con esta compañía consiste en la entrega e instalación de equipos departamentales que han permitido impulsar prácticas eficientes de ahorro de papel y control de procesos.

En el caso de la AIG, la institución ha logrado una reducción de 30% en costos, solo en el primer año, dijo el gerente de territorio para Panamá de Lexmark, Ricardo Garita.

La AIG consolidó más de 50 equipos independientes de impresión, escaneo, copiado y fax de diversas marcas y los reemplazó por dispositivos multifuncionales láser Lexmark modelos X738 y X658, que dan servicio a 137 colaboradores en todas sus dependencias.

Garita indicó que han sido numerosos los procesos de negocios impactados positivamente por la implementación de este tipo de soluciones en la AIG.
Entre ellos destacan los procesos de modernización para trámites gubernamentales, autorizaciones y evaluaciones para adquisición de sistemas informáticos y de comunicaciones en las instituciones públicas.
Así como también la transformación de la archivística gubernamental para eliminar las enormes bodegas de archivos físicos y reemplazarlas por contenidos digitales fácilmente almacenables, accesibles y recuperables entre todas las instituciones del gobierno.

Progresos

Actualmente, el intercambio de información entre más de 25 entidades nacionales, incluyendo al Servicio Nacional de Migración, Registro Público, Caja de Seguro Social (CSS), Ministerio de Salud (Minsa) y Contraloría General de la República, entre otras, se realiza de forma digital, con más de 100 trámites disponibles electrónicamente.

El director general del Registro Público, Hernando Carrasquilla, anunció que las primeras firmas digitales deben estar confeccionadas en febrero de 2014 y la empresa española Indra Sistemas es la responsable de este objetivo, al ganarse la adjudicación por $12,3 millones.
En la primera etapa se estima que estarán disponibles 100.000 firmas digitales a nivel nacional.

Dimos la tecnología y las herramientas para que la AIG pudiera reemplazar los proyectos basados en papel por procesos de intercambio de información digital con las demás instituciones del sector público, manifestó Garita.
Para el representante de Lexmark, los retos que enfrenta el gobierno son los mismos a los que se enfrentaría cualquier otra instancia ante un proceso de cambio.

Sin embargo, un aspecto que debe aprovecharse es la creciente conciencia ambiental en la población en general. Con la implementación de soluciones digitales, la reducción del papel mitiga sustancialmente el daño ambiental, acotó.

Al operar con documentos digitales, la comunicación se agiliza y se establece un trabajo más colaborativo, permitiendo a diversos funcionarios compartir, recuperar y editar los documentos digitales, y acceder a ellos en cuestión de segundos de forma directa desde su propia terminal.
Con esto se logran resultados mejores e inmediatos y se evitan las extensas filas y las molestias de usuarios.

Imperdonable 45

El director del proyecto Panamá Sin Papel, Edgar Rodríguez, expresó a Capital que desde que inició este periodo de gobierno, en el año 2009, se estableció el imperdonable 45, la desburocratización del Estado.
Y mediante el Decreto Ejecutivo 928 del 21 de septiembre de 2010 se crea el Proyecto Panamá Sin Papel y se define como meta primordial de este gran imperdonable, comentó.

El concepto abanderado es que los trámites se puedan realizar de forma electrónica y que, con el desarrollo de los nuevos sistemas vía Internet, las instituciones consigan la interoperabilidad de sus bases de datos, para que no le pidan al ciudadano información que ya reposa en base de datos del Estado, como por ejemplo certificaciones y paz y salvos, entre otros.
El funcionario consideró que como todo proceso que implica cambios en modelos de gestión arraigados en el uso de papel, tramitación presencial y leyes que así lo establecen, hemos tenido que ir de forma gradual sensibilizando sobre esta visión cero papel, a autoridades, funcionarios vinculados a los trámites y asesores legales de instituciones.

Diferenciación

Durante los dos últimos años, Lexmark ha adquirido cinco compañías de software para ir más allá de la digitalización intensiva de documentos. Y cuenta hoy en día con softwares especializados para permitir a sus usuarios manejar los documentos digitales durante toda su vida útil, pasando por procesos de aprobación con firma digital hasta culminar con su respectiva destrucción.

Además, hemos dado un paso más allá desarrollando procesos personalizados de digitalización avanzada, donde el usuario con solo un clic puede hacer que al digitalizar se indexe un nombre y se envíe a múltiples destinos simultáneamente, indicó Garita.

Si bien esta compañía trabaja con muchos gobiernos en América Latina y otras regiones del mundo, tales como El Salvador y California en Estados Unidos, califica el proyecto de Panamá como el más importante a nivel de Centroamérica y uno de los más ambiciosos a nivel gubernamental en Latinoamérica, que está apostando agresivamente a la re-ducción de gastos y a mejorar considerablemente los estándares de desempeño del engranaje estatal.

Sobre la tendencia de la implementación de las soluciones digitales, esta empresa percibe una mayor apertura en empresas multinacionales, principalmente por la presión de la legislación ambiental en sus países.
Según estudios que maneja Lexmark, una empresa con 2.000 empleados imprime anualmente 13.000 páginas per cápita. Eso equivale a unas 52.000 resmas de papel.

Además, hoy se imprime 300 veces más que hace 20 años y una de cada seis páginas impresas es tirada a la basura sin ser leída.
Los gobiernos de Taiwán y Singapur, así como La Organización de Estados Americanos (OEA), el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC, por siglas en inglés), han colaborado en la ejecución del proyecto.

José Hilario Gómez
jgomez@capital.com.pa
Capital

Publicado en: https://elcapitalfinanciero.com/panama-sin-papel-la-mayor-apuesta-en-centroamerica/

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